○東金市外三市町清掃組合文書管理規程
平成16年３月19日訓令第１号
東金市外三市町清掃組合文書管理規程
東金市外三町清掃組合文書管理規程（昭和56年訓令第１号）の全部を改正する。
目次
第１章　総則（第１条―第12条）
第２章　文書の受領、収受及び配付（第13条―第16条）
第３章　文書の処理（第17条―第28条）
第４章　文書の施行（第29条―第32条）
第５章　文書の保管及び保存（第33条―第43条）
第６章　補則（第44条）
附則
第１章　総則
（趣旨）
第１条　この訓令は、文書の収受、処理、施行、保管、保存その他文書の取扱いに関し、法令その他別に定めがあるもののほか、必要な事項を定めるものとする。
（定義）
第２条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(３)　所管課　当該文書に係る事務を所掌する課をいう。
(５)　主務係　当該文書に係る事務を所掌する係をいう。
(６)　文書　組合の職員が職務上作成し、取得し又は発送する文書、図画等をいう。
(７)　完結文書　施行を要する文書で施行が終わったもの、施行を要しない文書で決裁が終わったもの、供覧によって完結する文書で供覧が終わったものその他これらに準ずる手続の終わったものをいう。
(８)　保管文書　完結文書で、当該文書の施行年度又は施行年を終了後１年を経過するまでの間（以下「保管期間」という。）、主務係において保管するものをいう。
(９)　保存文書　保管期間の終了した文書で、引き続き保存するものをいう。
(10)　回議　起案文書の内容について、起案者の直属系統の上司の承認を受ける手続をいう。
(11)　合議　起案文書の内容が、他の係又は他の機関の事務に関係のある場合において、当該他の係又は他の機関の長の同意を受ける手続をいう。
（文書事務取扱いの原則）
第３条　事務の処理は、文書によることを原則とする。
２　文書は、正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、常に事務処理の経過を明らかにし、事務を適正かつ能率的に執行しなければならない。
３　文書は、ファイリング・システムにより管理するものとする。
（総務課長の職務）
第４条　総務課長は、文書の処理に関する事務を管理統制するものとする。
２　総務課長は、各課における文書事務の取扱状況に関して随時調査し、文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう指導しなければならない。
（課長の職務）
第５条　課長は、課内の文書事務を管理し、その適正な処理の促進に努めなければならない。
（文書取扱主任等の設置）
第６条　課に文書取扱主任及び文書管理事務担当者を置く。
２　文書取扱主任は、係長の職にある者をもって充てる。
３　文書管理事務担当者は、所管課の長（以下「所管課長」という。）の指定する者をもって充てる。
４　所管課長は、前項の指定をしたときは、遅滞なく、総務課長にその旨を報告しなければならない。
（文書取扱主任の職務）
第７条　文書取扱主任の職務は、次の各号に掲げる事項とする。
(１)　文書の審査に関すること。
(２)　文書の収受、配布、発送及び送達に関すること。
(３)　文書の分類及び保存期間に関すること。
(４)　文書の保管、ウツシカエ、オキカエ、引継ぎ及び廃棄に関すること。
(５)　文書事務の適正な処理に関する指導及び改善に関すること。
(６)　前各号に掲げるもののほか、文書事務の処理に関し必要なこと。
（文書管理事務担当者の職務）
第８条　文書管理事務担当者は、文書取扱主任の指示を受け、前条第２号から第６号までに掲げる文書取扱主任の職務を補助する。
（文書の種類）
第９条　文書の種類は、次の各号に掲げるとおりとする。
(１)　例規令達文書
ア　条例　地方自治法（昭和22年法律第67号）第14条の規定に基づき制定するもの
イ　規則　地方自治法第15条の規定に基づき制定するもの
ウ　公示
（ア）　告示　法令又は権限に基づいて、住民の権利義務に関係のある事項を一般に周知するもの
（イ）　公告　一定の事実を一般に周知させるもの
エ　訓令　組合の職員に職務に関し命令するもの
オ　指令　申請、願等に基づき相手方に対し、許可し、認可し、又はある行為を命令し、若しくは指示するもの
カ　達　特定の相手方に対し、申請、願等に基づかず特定の事項を命令し、禁止し、停止し、又は既に与えた許可、認可等を取り消すもの
(２)　一般文書
ア　通達　上級行政機関が下級行政機関に対し、又は上司が所属職員に対し、職務の運営上の細目的事項、法令の解釈、運用方針等を指示するもの
イ　通知　特定の相手方に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ウ　依頼　相手方に対し、その義務に属さない一定の事項を行うことを求めるもの
エ　照会　相手方に対し、一定の事項を問い合わせるもの
オ　回答　照会、依頼、協議等に対し、応答するもの
カ　報告　義務を前提として上司又は上級行政機関に対し、事件その他について、事実、経過等を知らせるもの
キ　協議　相手方に対し、一定の事項に関して相談をし、若しくは打合せをし、又は了解若しくは同意を求めるもの
ク　申請　私人が行政機関に対し、又は下級行政機関が上級行政機関に対し、許可、認可、承認、補助その他一定の行為を求めるもの
ケ　進達　申請書、願書等を上級行政機関に取り次ぐもの
コ　副申　他の行政機関に取り次ぐ申請書、願書等に意見を付すもの
サ　諮問　行政機関が附属機関その他の機関に対し、一定の事項について意見を求めるもの
シ　答申　諮問を受けた機関が、その諮問を受けた事項について意見を述べるもの
ス　建議　附属機関その他の機関がその属する行政機関又はその他の関係機関に対し、将来の行為に関して意見を述べるもの
セ　願　職員が上司に対し、又は住民が行政機関に対し、軽易な行為を求めるもの
ソ　届　法令又は行政機関の命令に基づいて、事前又は事後に一定の事実を届け出るもの
タ　上申　職員が上司に対して、又は下級機関が上級機関に対して事実、意見等を申し述べるもの
チ　内申　主として行政機関の内部における人事に関する事項について、上申するもの
ツ　勧告　権限に基づき、特定の事項について相手方に一定の行為をすること又はしないことを勧めるもの
テ　伺　事案の処理に当たり、決裁権を有する者の意思決定を受けるためのもの
ト　復命　上司から命ぜられた事項について、その内容、結果等を報告するもの
ナ　証明　特定の事実、事実の真正又は法律関係の有無を公に証するもの
ニ　契約　意思表示の合致した内容を表示し、証するため相手方と取り交わすもの
ヌ　辞令　任免、給与等の人事上の異動について通知するもの
ネ　表彰　相手方の功績等をたたえるためのもの
ノ　送付　相手方に対し、文書、物品等を到達させるもの
（文書の記号及び番号）
第10条　文書には、文書記号、文書番号及び日付を付して処理しなければならない。
２　例規令達文書の文書記号は、次の各号に掲げる文書の種類に応じ、当該各号に定めるとおりとする。
(１)　条例　東金市外三市町清掃組合条例
(２)　規則　東金市外三市町清掃組合規則
(３)　告示　東金市外三市町清掃組合告示
(４)　公告　東金市外三市町清掃組合公告
(５)　訓令　東金市外三市町清掃組合訓令
(６)　指令　東金市外三市町清掃組合指令
(７)　達　東金市外三市町清掃組合達
３　例規令達文書（指令及び達を除く。）の文書番号は、例規令達文書の種類ごとに暦年による一連番号とし（公告にあっては、文書番号を付さず暦年による管理とする。）、指令及び達の文書番号は、会計年度（以下「年度」という。）による一連番号とする。
４　例規令達文書の文書番号は、総務課長が例規令達整理簿により、管理する。
５　一般文書の文書記号は、「東外清」とする。
６　一般文書の文書番号は、年度による一連番号とし、文書処理簿により総務課長が管理する。
７　年度内の同一事件の文書については、同一の番号を用いることができる。
８　同一種類の文書のうち総務課長が必要であると認める同一件名の文書については、あらかじめ、同一件名のものごとに一の番号を定め、当該番号ごとに枝番号を表示することができる。
９　第１項の規定にかかわらず、次の各号に掲げるものに関しては、一般文書に文書記号又は文書番号を付さずに処理することができる。
(１)　証明、表彰等に関する文書
(２)　組合の内部においてのみ施行する文書
(３)　法令等の規定により文書処理簿に代わるものに記載することとされている文書
(４)　前各号に掲げるもののほか、総務課長が適当と認める文書
（文書の発信者名）
第11条　施行する文書の発信者名は、すべてその権限を有する者の名を用いなければならない。ただし、法令等の規定に定めがある場合又は文書の性質若しくは内容により特に必要がある場合は、組合名、事務局長名等を用いることができる。
２　前項の発信者名は、組合名を用いる場合を除き、職氏名を表示するものとする。ただし、その内容により氏名を省略することができる。
（文書の庁外持ち出し）
第12条　文書は、庁舎の外に持ち出してはならない。ただし、当該所管課長の許可を受けたときは、この限りでない。
第２章　文書の受領、収受及び配付
（到達文書の取扱い）
第13条　組合に到達した文書、小包郵便物その他これらに類する物品（以下「文書等」という。）は、すべて総務課において受領するものとする。ただし、所管課に直接到達した文書等は、当該所管課において受領することができる。
２　前項本文の規定により総務課において受領した文書等は、次に掲げるところにより処理するものとする。
(１)　当該文書等は、直ちに開封し、当該文書等の余白に文書等収受印（　別記第１号様式）を押印し、所管課長に配付するものとする。ただし、個人名又は係名の表示のある文書（以下「親展文書」という。）は、開封しないで、親展文書の名あて人又は係に配付するものとする。
(２)　収受した文書は、必要に応じて、文書処理簿に件名、発信者名等を記入するものとする。ただし、軽易な文書については、文書処理簿への登載を省略することができる。
(３)　当該文書等のうち、２以上の課に関係するものは、最も関係の深いと認められる課に送付するものとする。
(４)　当該文書等を配付すべき課が明らかでないときは、総務課長は、事務局長の決定を受けなければならない。
(５)　当該文書等のうち、書留、配達証明、内容証明及び特別送達の特殊取扱郵便によるもの並びに現金、有価証券等が添付されているものを配付する場合においては、所管課の職員の確認を受けた後、配付するものとする。
３　所管課長は、所属職員をして毎日一回以上総務課から文書等の配付を受けさせなければならない。ただし、配付すべき文書がない場合は、この限りでない。
（所管課での文書の収受）
第14条　所管課長は、総務課から配付を受けた文書等又は直接所管課において受領した文書等を次に掲げるところにより処理しなければならない。ただし、書籍、刊行物その他これらに類するものについては、この限りでない。
(１)　開封せずに配付された文書等及び直接所管課において受領した文書等は、文書管理事務担当者をして、直ちに開封させ、当該文書の余白に文書等収受印を押印させ、必要に応じて、文書処理簿に件名、発信者名等を記入させる。ただし、軽易な文書については、文書処理簿への登載を省略することができる。
(２)　前号本文の規定により所管課において収受した文書等及び総務課において収受された後、所管課に配付された文書等は、直ちに担当職員に配付する。
（配付文書の転送又は返付）
第15条　所管課長は、総務課から配付を受け、又は当該所管課において受領した文書等のうち、その所掌に属さないものがあるときは、次に掲げるところにより転送し、又は返付しなければならない。
(１)　所管課が明らかな文書等は、直ちに、当該所管課に転送するものとする。
(２)　文書等の所管課が明らかでないものは、直ちに、総務課に返付するものとする。
（勤務時間外に到達した文書等の受領等）
第16条　勤務時間外に到達した文書等は、日直の職員等が受領し、総務課に引き継ぐものとする。
第３章　文書の処理
（文書処理の原則）
第17条　所管課長は、当該文書に係る処理方針及び処理期限を示し、文書の迅速な処理を図るとともに、事案が完結に至るまでの文書処理の経過を明らかにしておかなければならない。
（文書の起案）
第18条　文書の起案は、法令その他別に定めがあるものを除き、起案用紙（別記第２号様式）を用いて行わなければならない。ただし、定例的又は軽易な事案であって、所管課長が適当と認めるものについては、当該文書の余白又は帳票に処分案を記載し、処理することができる。
２　前項ただし書の規定により文書の起案を行うときは、当該文書の余白に文書管理欄（別記第３号様式）を記載して処理しなければならない。ただし、文書管理欄に記載すべき事項について、その処理の方針が明確にされている場合は、この限りでない。
（供覧）
第19条　収受した文書であって起案による処理を必要としないものは、当該文書の余白に「供覧」と朱書し、供覧しなければならない。
２　収受した文書であって起案による処理を必要とするもののうち起案の前に供覧する必要のあるもの又はその内容により早急に処理することができないものは、当該文書の余白に「一応供覧」と朱書し、あらかじめ供覧しなければならない。
３　前２項の規定による供覧が終了したときは、その事実を明らかにしておかなければならない。
４　前条第２項の規定は、第１項及び第２項の規定による文書の処理について準用する。
（起案の要領）
第20条　文書の起案は、次の各号に掲げるところにより、簡明かつ平易に行わなければならない。
(１)　起案する文書（以下「起案文書」という。）には、すべて件名を付し、起案年月日、起案者、起案理由、関係する法令等の規定その他必要事項を記載し、かつ、関係書類を年月日順に一括して添付しなければならない。ただし、定例的又は軽易なものについては、これらを省略することができる。
(２)　起案者は、起案文書の決裁が終わったときは、当該起案文書に決裁年月日、施行年月日その他必要な事項を記載しなければならない。
（回議）
第21条　起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。
２　起案文書の記載事項を修正したときは、当該修正をした者は、その箇所に修正した旨の表示をしなければならない。
（合議）
第22条　起案の内容が他の課又は係に関係を有するときは、当該起案文書を関係する課の課長又は係長に合議しなければならない。
２　合議は、必要かつ最小限の範囲に限るものとし、関係を有する課又は係と事前に協議を行うことにより省略することができる。この場合においては、起案文書にその旨を付記しなければならない。
３　第１項の場合において、合議を受けた者が、合議された事案に対して異議があるときは、協議して調整するものとし、協議が整わないときは、その旨を付して決裁を受けなければならない。
（重要文書等の回議又は合議）
第23条　起案の内容が重要若しくは異例なもの、秘密の取扱いを要するもの又は至急の施行を要するものは、起案者又はその上位の職にある者が当該起案文書を持ち回って回議又は合議をしなければならない。
（文書取扱主任の文書審査）
第24条　起案文書は、所管課の文書取扱主任の文書審査を受けなければならない。ただし、定例的又は軽易なものは、この限りでない。
２　文書取扱主任の文書審査は、次に掲げる事項について行うものとする。
(１)　起案文書の形式、用語、用字の適否
(２)　法令等の規定の適用の適否
(３)　その他起案文書を施行する上で必要と認められる事項
３　文書取扱主任は、起案の趣旨に反しない限度において起案者の意見を聞き、これを修正することができる。
４　文書取扱主任は、第１項の起案文書であってその内容が複雑なもの又は異例なものについて文書審査を行う場合は、必要に応じ、文書審査の内容を総務課長又は総務課長が指定する者（以下「文書審査員」という。）に協議することができる。
（総務課長の文書審査等）
第25条　所管課長は、次の各号に掲げる文書を作成したときは、当該文書に関係書類を添えて総務課に送付し、総務課長又は文書審査員の文書審査を付さなければならない。
(１)　条例の案、規則の案、告示の案、公告の案及び訓令の案
(２)　議会の議案となるものの案
(３)　指令の案及び達の案
２　総務課長又は文書審査員は、前項の文書審査に当たって、起案の趣旨に反しない限度において起案者の意見を聞き、これを修正することができる。
（修正又は廃案）
第26条　回議又は合議の過程で、重大な修正のあったとき、又は廃案になったときは、関係者にその旨を通知し、又は再び回議若しくは合議を行わなければならない。
（代決の表示）
第27条　回議又は合議の過程で代決した者は、その者の認印の左上に「代」の文字を記載しなければならない。
（秘密文書の表示）
第28条　秘密の取扱いを要する文書には、「秘」の文字を朱書きしなければならない。
第４章　文書の施行
（施行日）
第29条　文書の施行の日は、法令その他別に定めがあるものを除き、発送又は送達の日とする。
２　前項の施行の日は、名あて人に到達させなければならない日を考慮して決定しなければならない。
３　前項の規定により施行の日を決定したときは、起案者は起案文書に施行の日を記載し、次の各号に掲げるものを除き、直ちに、施行する文書について文書処理簿により番号を付し、当該文書処理簿に施行する日を記載しなければならない。
(１)　条例、規則、告示、公示及び訓令に係るもの
(２)　証明、表彰等に関する文書その他第10条第９項に規定する文書記号又は文書番号を付さずに処理できる文書に係るもの
（浄書及び照合）
第30条　決裁文書で浄書を必要とするものは、所管課において浄書するものとする。
２　浄書した文書は、速やかに決裁文書と照合しなければならない。
（公印の押印等）
第31条　施行する文書（東金市外三町清掃組合公印規則（昭和56年規則第２号）第９条の規定により公印の押印を省略する文書を除く。）には公印を押印し、必要に応じて決裁文書と契印しなければならない。
２　前項に定めるもののほか、公印の使用については、東金市外三町清掃組合公印規則の定めるところによる。
（発送及び送達の手続）
第32条　文書の発送は、郵送を原則とする。ただし、所管課長が郵送によらないことが適当と認めるときは、この限りでない。
２　郵送によるものは所定の封筒を使用し、封筒の表面に宛名、日付等必要な事項を記入し発送するものとする。
３　郵便切手等を使用した場合、所管課の職員は郵便切手受払簿に必要な事項を記載しなければならない。
４　文書の送達は、所管課の職員がこれを行うものとする。
第５章　文書の保管及び保存
（文書の整理等）
第33条　文書は、常に系統的に分類して整理し、必要なときに、直ちに、取り出せるよう保管しておかなければならない。
２　文書は、年度を単位として整理するものとする。ただし、例規令達文書、議会に関する文書その他のもので暦年によることが適当と総務課長が認める文書は、暦年により整理することができる。
（文書のウツシカエ、保管等）
第34条　保管文書は、主務係において整理し、ウツシカエし所定の場所に保管しなければならない。
２　主務係長は、完結文書のうち年度を超えて使用する文書で使用頻度が特に高いものその他特別の事情があるものを必要と認める期間、当該年度に属するものとみなして取り扱うことができる。
３　前２項に規定する文書は、フォルダーに挟みファイルボックス又はキャビネットに収納しておくものとする。ただし、ファイルボックス又はキャビネットへの収納に適さないものについては、他の保管用具に収納することができる。
（ファイル基準表の作成）
第35条　主務係長は、保管する文書のファイル基準表（別記第４号様式）を作成しなければならない。
２　主務係長は、毎年度３月31日現在における当該年度に係る文書のファイル基準表について、所管課長を経由し、その写しを総務課長に提出しなければならない。
（文書の保存期間）
第36条　文書の保存期間は、永年、10年、５年、３年及び１年とする。ただし、主務係長は、特に軽易な文書で保存する必要がないと認める文書については、随時的に廃棄することができる。
２　文書の保存期間は、別表に定める保存期間の基準に基づき、主務係長がファイル基準表に記載して定めるものとする。ただし、主務係長が他の係の所管する文書と保存期間について均衡を図る必要があると認める文書については、総務課長及び関係する主務係長と協議して保存期間を定めるものとする。
（保存期間の起算）
第37条　文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の４月１日から起算するものとする。ただし、暦年による文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する年の翌年の４月１日から起算するものとする。
２　前項の規定にかかわらず、出納整理期間内において施行する前年度に係る会計伝票類の文書の保存期間は、当該前年度に帰属する文書とみなして起算するものとする。
（文書のオキカエ）
第38条　主務係長は、毎年度４月末日までに、保存文書を保存期間別に個別フォルダー等を区別し、目録の配列順に文書保存箱（以下「保存箱」という。）に収納しなければならない。
２　主務係長は、保存文書目録を作成し、所管課長を経由し、その写しを総務課長に提出しなければならない。
３　第１項の保存箱は、所定のものを用いるものとし、その表面に保存に係る総務課長が定める必要な事項を記載しなければならない。
（文書の引継ぎ）
第39条　主務係長は、毎年度において総務課長の指定する期日までに、前条第１項の規定により保存箱に収納した保存文書を総務課長に引き継がなければならない。
２　前項の引継ぎの方法は、総務課長が別に定めるものとする。
（文書の保存）
第40条　総務課長は、主務係長から引継ぎを受けた保存文書を庁舎内の所定の場所において、適正に管理しなければならない。
２　前項の規定にかかわらず、総務課長が必要と認めるときは、庁舎以外の場所で保存文書を管理することができる。
（保存文書の閲覧及び借覧）
第41条　保存文書を閲覧し、又は借覧しようとするときは、保存文書閲覧等整理簿に必要な事項を記載しなければならない。
２　保存文書の主務係以外の者が前項の閲覧又は借覧しようとするときは、当該保存文書の主務係長の承認を受けなければならない。
（保存文書の廃棄）
第42条　総務課長は、保存期間の経過した保存文書を廃棄するものとする。ただし、この場合において総務課長は、保存文書の廃棄の適否について当該保存文書の主務係長に合議しなければならない。
２　主務係長は、保管文書で保存期間の経過したものを廃棄するものとする。ただし、この場合において主務係長は、保管文書の廃棄の適否について総務課長に合議しなければならない。
３　前２項の規定により文書を廃棄したときは、保存文書目録にその旨を記載しなければならない。
４　文書の廃棄の方法は、溶解、焼却、裁断その他適当な方法により、これを行わなければならない。
（保存期間の延長等）
第43条　主務係長は、保存期間が経過した保存文書のうち更に保存期間を延長する必要があると認めるものについて、総務課長の承認を得て、当該保存文書の保存期間を延長することができる。
２　総務課長と主務係長は、合議して適当と認めるときは、保存期間の経過した文書のうち、歴史的な価値があると認める文書を特別の管理の下に置くことができる。
第６章　補則
（委任）
第44条　この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附　則
この訓令は、平成16年４月１日から施行する。
附　則（平成17年２月21日訓令第１号）
この訓令は、平成17年４月１日から施行する。
附　則（平成18年２月16日訓令第１号）
この訓令は、平成18年３月27日から施行する。
附　則（平成20年３月19日訓令第３号）
この訓令は、平成20年４月１日から施行する。
別表（第36条第２項）
保存期間の基準

保存期間

基準

永年

１　叙勲及び褒章に関する文書（総務係所管のものに限る。）

２　組合の名称及び区域に関する文書

３　組合行政の総合的な計画に関する文書

４　組合行政の沿革に関する文書

５　組合議会の議案及び議決通知に関する文書

６　条例、規則、公示、訓令その他将来の例証となるべき文書の制定、改廃及び解釈運用に関する文書

７　訴訟及び行政不服審査に関する文書

８　歳入歳出予算及び決算に関する文書（財務係所管のものに限る。）

９　組合債及び組合債償還に関する文書

10　組合財産の取得、処分等に関する文書

11　法令等に基づく統計資料

12　庁内の会議及び附属期間の議事録等で特に将来の例証となる重要な文書

13　附属機関等に係る諮問、答申等に関する文書で重要なもの

14　特別職の事務引継に関する文書

15　行政委員会等の委員及び附属機関の委員の任免に関する文書

16　職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書（総務係所管のものに限る。）

17　恩給、年金、諸手当及び公務災害補償等の認定に関する文書

18　工事に係る図書等で特に重要な文書

19　文書のファイル基準表及び保存文書目録

20　法律関係が10年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書

21　法律関係が10年を超える覚書、協定その他権利義務に関する文書

22　法律関係が10年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関する文書

23　その他10年を超えて保存する必要がある文書

10年

１　管理者表彰等に関する文書

２　支出負担行為伝票等の出納証拠書類

３　請負、業務委託その他重要な契約書

４　組合財産の管理に関する文書

５　租税その他各種公課に関する文書

６　附属機関等に係る諮問、答申等に関する文書

７　法律関係が５年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書

８　法律関係が５年を超える覚書、協定その他権利義務に関する文書

９　法律関係が５年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関する文書

10　その他10年間保存する必要がある文書

５年

１　叙勲及び褒章に関する文書（総務係所管以外のもの）

２　請願及び陳情に関する文書

３　重要な会議等に関する文書

４　管理職員の事務引継書

５　職員の任免、賞罰及び履歴に関する文書（総務係所管以外のもの）

６　非常勤職員及び臨時職員の雇用に関する文書

７　職員の給与、諸手当及び服務に関する文書

８　服務整理票及び超過勤務命令簿等の人事記録に関する文書

９　職員の研修に関する文書（総務係所管のものに限る）

10　行政事務の計画、調査、研究、統計及び報告に関する文書

11　法律関係が３年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書

12　法律関係が３年を超える覚書、協定その他権利義務に関する文書

13　法律関係が３年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関する文書

14　その他５年間保存する必要がある文書

３年

１　官報及び千葉県報（総務係所管のものに限る）

２　歳入支出予算及び決算に関する文書（財務係所管以外のもの）

３　物品の購入その他軽易な契約書

４　監査、検査及び事務指導に関する文書

５　自動車運転日誌等の軽易な庁内管理に関する文書

６　復命に関する文書

７　文書の収発記録に関する文書

８　法律関係が１年を超える許可、認可、免許、登録、証明、認定等の行政処分に関する文書

９　法律関係が１年を超える覚書、協定その他権利義務に関する文書

10　法律関係が１年を超える貸付金、補助金、利子補給金等に関する文書

11　その他３年間保有する必要がある文書

１年

１　軽易な照会、回答、通知等の一般文書

２　その他１年保存する必要がある文書

第１号様式（第13条第２項）
第２号様式（第18条第１項）
第３号様式（第18条第２項）
第４号様式（第35条第１項）